Riunione

Come organizzare e gestire una riunione
La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva.
Le riunioni possono avere scopi differenti: Fase di preparazione

Nel momento in cui si decide di convocare una riunione è necessario che il conduttore: 

· definisca in maniera chiara quali obiettivi ci si prefigge con quell'incontro e quindi, sulla base di questi, identifichi i partecipanti e i rispettivi ruoli;

· prepari un elenco degli argomenti da discutere e li ordini, individuando la maniera logica e sequenziale in cui affrontarli in modo da poter stilare l'ordine del giorno;

· stabilisca i tempi, sia la durata massima, che non dovrebbe comunque mai superare le due ore, sia i tempi da dedicare ad ogni argomento;

· predisponga tutto il materiale e le informazioni necessarie;

· convochi i partecipanti, consegnando loro l'ordine del giorno ed eventuali materiali che è necessario leggere prima dell'incontro.  

 

 

Fase di gestione

Anche in questa fase risulta fondamentale il ruolo del conduttore: è suo il compito di coordinare e controllare la situazione in maniera complessiva, monitorando i tempi e mantenendo la discussione coerente con l'obiettivo dell'incontro. 

A questo proposito è necessario:

· iniziare e concludere l'incontro nei tempi prestabiliti;

· definire, in fase di apertura, l'obiettivo o gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e, conseguentemente, illustrare l'ordine del giorno e le persone che, coerentemente con gli scopi dell'incontro, sono state coinvolte;

· se la riunione è legata a progetti sviluppati anche nel corso di precedenti riunioni, è utile fare un breve riassunto degli elementi emersi, dai quali eventualmente ripartire;

· il conduttore ha anche il compito di guidare la discussione e di fare spesso il punto della situazione per non perdere le fila del discorso e mantenere lo scambio verbale centrato sull'obiettivo;

· il conduttore deve moderare gli interventi degli altri partecipanti, facendo attenzione a limitare chi interviene troppo o parla troppo a lungo e cercando di stimolare chi invece non partecipa in modo attivo. 

 

Fase di chiusura

Nonostante spesso ne sia sottovalutata l'importanza, la chiusura della riunione è un passaggio fondamentale per non perdere il senso della stessa e delle considerazioni emerse nel corso dell'incontro.
E' quindi necessario:

· fare una sintesi di quello che è emerso dallo scambio tra i partecipanti;

· definire le conclusioni e le soluzioni a cui si è giunti e che sono state condivise, anche se ancora parziali e non definitive;

· menzionare e rimandare come elementi di ulteriori approfondimenti futuri eventuali pareri discordanti emersi;

· assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e le decisioni prese siano chiari per tutti.

 

 

 

 

Documento aggiornato al 02/12/2004